Es ist anzustreben, dass jeweils 2 Vertreter/-innen aus den Elternausschüssen der Kindertagesstätten (Krippe, Hort, Kindergarten) in den Verbandsgemeinden des Kreises als stimmberechtigte Delegierte zur KEA-Vollversammlung entsandt werden. Die Elternausschüsse entscheiden selbständig, wer wie lange in die KEA-Vollversammlung delegiert wird. Die Namen der Delegierten sollen der Kreisverwaltung oder dem aktiven KEA direkt mitgeteilt werden.

Die Delegierten wählen den aktiven KEA, im Idealfall bestehend aus mind. 10 Personen. Kandidieren können alle Erziehungsberechtigten von Kita-Kindern im Landkreis Trier-Saarburg.
Folgende Funktionen sind auf die KEA-Mitglieder zu verteilen (ungeachtet der tatsächlichen Anzahl der Mitglieder):

• 2 Vorsitzende
• 2 LEA-Delegierte
• 2 Jugendhilfeausschuss-Delegierte
• 2 Beauftragte für die Öffentlichkeitsarbeit
• 1 Kassenwart (optional)

Die Verteilung der Aufgaben sollte flexibel und im gegenseitigen Einvernehmen innerhalb der Aktiven geregelt werden und nicht bereits Gegenstand der KEA-Wahl sein.
Der Kreiselternausschuss wird von zwei gleichberechtigten „Sprechern“ nach außen repräsentiert. Die kontinuierliche Arbeit wird durch eine Amtszeit von 2 Jahren gewährleistet. Es sollen im Jahr mindestens zwei Sitzungen stattfinden – nach Bedarf und bei besonderen Themen können weitere Sitzungen von jedem Mitglied einberufen werden. Einmal jährlich sollte eine KEA -Vollversammlung angestrebt werden.

Ein Protokoll sollte von jeder Sitzung erstellt und innerhalb von zwei Wochen an die Mitglieder verteilt werden (z.B. per E-Mail oder im internen Bereich der Homepage). Ein(e) Schriftführer/-in kann entweder bei jeder Sitzung neu bestimmt oder für die gesamte Dauer der Amtszeit gewählt werden.

Falls es Gelder gibt, die zu verwalten sind, sollte es einen Kassenwart geben (2 Jahre). Ein jährlicher Kassenbericht muss erstellt werden.

Sitzungen des KEA sind in der Regel nicht-öffentlich (für Presse, Politiker, Träger etc.). Öffentliche Sitzungen sind jederzeit möglich.

Arbeitsgruppen können gebildet werden und dem KEA zuarbeiten. Hieran können alle interessierte Personen (auch Erzieher, Fachberater, Träger etc.) teilnehmen.
Protokolle der EA sollen den Sprechern und/ oder den Jugendhilfeausschussvertretern sowie den LEA-Delegierten zur Verfügung gestellt werden, sodass die Interessen und der Stand der div. Diskussionen von der Basis auch nach außen und in den Kreis- und Landesgremien vertreten werden können. EA können ihre Protokolle auch direkt beim KEA einreichen – vorzugsweise als Ergebnisprotokoll.

Der KEA benennt einen Vertreter im Jugendhilfeausschuss und einen Stellvertreter. Diese Aufgabe wird für eine Legislaturperiode wahrgenommen, um die kontinuierliche Arbeit zu gewährleisten. Zu den Aufgaben des Delegierten für den Jugendhilfeausschuss gehört

1. eine Zusammenfassung der Jugendhilfeausschuss-Sitzungen für den KEA und
2. die Kontaktaufnahme mit den Elternausschüssen, welche von Punkten der Tagesordnung betroffen sind.

Aktueller Stand: Juli 2017